Ter um processo de Feedback estruturado ainda é um desafio. Projeto Teia de Negócios – Pro_Move Lajeado e Univates

Em tempos de pandemia às vezes é interessante conversar com outras pessoas para buscar ideias do que se pode fazer para superar os momentos difíceis. Foi pensando nisso que o movimento Pro_Move Lajeado e a Univates uniram forças para criar o Projeto Teia de Negócios, com o objetivo de oferecer aos empreendedores da região consultorias gratuitas para auxiliar quem sentir necessidade. A consultoria é realizada normalmente por um professor e um voluntário (eu por exemplo), acompanhada por um integrante da Empresa Júnior da Univates.

Hoje foi a minha vez de contribuir com o nosso ecossistema empreendedor e participar junto do Professor Sandro Nero Faleiro de uma conversa com um empresário da região. Por mais de uma hora discutimos assuntos relacionados à empresa (que por motivos de sigilo não posso/quero divulgar) e pude perceber como alguns assuntos, por mais debatidos que eles já tenham sido, seguem atuais e desafiadores no dia-a-dia das empresas.

Não discutimos a pandemia e seus impactos propriamente, mas sim uma série de situações que acontecem internamente e que acabam minando o negócio. Uma delas, por exemplo, dizia respeito à gestão dos processos na empresa e a dificuldade que existia de conseguir documentar todos os procedimentos para que a transferência de conhecimento pudesse ser facilitada. Ou seja, o executor de determinada tarefa tinha na sua cabeça como ela deveria ser realizada e ao sair levava tudo com ele.

Na discussão, no entanto, foi possível perceber que esse não era propriamente o problema. Mapear um processo e formatar checklist para garantir que seja executado de acordo é algo relativamente simples, mas no final das contas é feito por pessoas e essas sim, se não estiverem alinhadas com a estratégia, podem comprometer o negócio.

É por esta razão que uma conversa franca com os funcionários nunca é má ideia. No caso em questão o conselho principal foi criar uma rotina de feedback que pudesse deixar claro para toda a organização quais eram as tarefas esperadas de cada indivíduo. Existiam rotinas simples do dia-a-dia que precisavam ser cumpridas independente de gostar ou não, mas isso precisa estar claro para todos e principalmente ter um prazo para entrega.

No entanto, não se engane quando achar que a tarefa de fornecer feedback foi feita para todos. Claramente existem pessoas com essa habilidade mais desenvolvida e por essa razão, caso não se sinta seguro, vale a pena chamar alguém para auxiliar nesse processo. Caso sinta segurança para fazê-lo meu conselho é que se prepare bem, avalie quais são os pontos que precisam ser discutidos e quais podem ou não ser negociados. Esses aspectos são fundamentais para a sequência dos trabalhos porque deixa todos na mesma página, entendendo o que precisa ser entregue e em qual prazo. Pela experiência isso pode gerar algum pedido de desligamento por não aceitar as novas regras, mas na minha opinião é melhor que aconteça logo para que você possa colocar alguém alinhado no lugar.

Lembre: 1- clareza no que diz respeito ao que precisa ser feito, 2- definição de prazo para a entrega e 3- monitoramento constante para avaliar se as coisas estão ocorrendo tal como devem. Quando esse processo vira rotina a satisfação aumenta porque saber o que se espera de cada um diminui a ansiedade de quem precisa “entregar” (porque sabe claramente a sua tarefa) e do gerente que não fica inconformado por seus funcionários “não entenderem” o que ele espera deles.